Adjoint administratif

Dans le cadre de l’Accord pour la production de résultats relatif à l’achèvement des ouvrages du PICAGL en République Démocratique du Congo, l’UNOPS appuie le Gouvernement dans la finalisation d’ouvrages non achevés du Projet Intégré de Croissance Agricole dans les Grands Lacs. Les activités concernent principalement l’aménagement hydro-agricole de Tabacongo, la construction du pont Lubileye/Lubeleye, ainsi que les travaux confortatifs des pistes rurales dans la Province du Tanganyika.

La mise en œuvre du projet nécessite un appui administratif et logistique rapproché basé à Kalemie, afin de soutenir les activités de terrain, les missions de supervision, la coordination des déplacements, la gestion documentaire, le suivi des équipements, l’appui aux achats et services, ainsi que la liaison avec les parties prenantes locales. Le poste contribuera également au bon fonctionnement opérationnel de l’équipe projet, notamment pendant la phase de relance des contrats, la mission conjointe d’évaluation des sites, la remobilisation des entreprises et le suivi des travaux jusqu’à leur finalisation.

Sous la supervision du/de la responsable désigné(e), l’Adjoint administratif fournira un appui quotidien aux activités administratives, logistiques et opérationnelles du projet à Kalemie. Il/elle contribuera à la préparation des missions, au suivi des mouvements, à la gestion des documents, à l’organisation des réunions, à la coordination des besoins de transport, de bureau et de fournitures, ainsi qu’au suivi administratif des activités de terrain, conformément aux règles et procédures de l'UNOPS.

Role Purpose

L'assistant administratif assure, et peut superviser, la prestation de services de soutien technique et administratif pour des processus spécialisés et généraux en administration et logistique, afin de garantir un service efficace et axé sur le client. Il privilégie une approche axée sur la qualité et les résultats, et veille à une utilisation optimale et économique des ressources du bureau.

Functions / Key Results Expected

Coordination des services administratifs

• Coordonner les zones de travail individuelles et guider le personnel dans l'exécution des transactions, processus et services à la clientèle standard du bureau, en veillant au respect intégral des règles, réglementations, politiques et stratégies de l'UNOPS.
• Surveiller la performance de l'équipe par rapport aux accords de service et évaluer la satisfaction du client.
• Mettre en œuvre des mécanismes de contrôle pour les services administratifs désignés, notamment en tenant des registres de contrôle administratif précis tels que les engagements financiers et les dépenses.
• Assurer la supervision du contrôle des stocks, en garantissant la délivrance appropriée et le suivi des articles d’inventaire et des fournitures.
• Examiner les autorisations de voyage, les pièces justificatives et les demandes de paiement.
• Assurer un rôle transactionnel désigné au sein du système ERP.
• Compiler des données et des informations de recherche pour appuyer la planification des ressources financières et des budgets administratifs pour la prestation de services.

Logistique et gestion des actifs

• Superviser la mise en œuvre des systèmes logistiques conformément aux procédures de l'UNOPS.
• Coordonner et superviser les services liés aux expéditions et au dédouanement, aux voyages, à la gestion d'événements, aux enquêtes administratives, au transport, aux assurances, à la gestion des bâtiments/installations/espaces et aux fournitures de bureau.
• Coordonner les services de gestion des approvisionnements et des actifs, y compris la vérification physique des articles en inventaire.
• Veiller à la préparation et à la soumission en temps voulu des rapports d'inventaire périodiques.
• Superviser les services de protocole, y compris l'inscription du personnel et l'obtention des autorisations du gouvernement hôte.
• Assurer la liaison avec les autorités locales concernant les autorisations, les privilèges et les immunités du personnel de l'UNOPS, ainsi que les espaces de bureaux et autres questions administratives.
• Compiler les informations relatives aux services administratifs fournis pour la facturation au coût réel.
• Superviser les services de transport, en veillant au service à la clientèle, à l'entretien régulier des véhicules, à la couverture d'assurance et au suivi de la consommation de carburant.
• Assurer le signalement et l'enquête rapides en cas d'accident, de dommage, de perte ou de vol de véhicule, et tenir à jour les dossiers d'historique des véhicules.
• Superviser les prestataires de transport externes, y compris la prestation de services aux clients et le traitement des factures.

Développement et partage des connaissances

• Appuyer l’organisation, l’animation et la réalisation de sessions de formation et d’apprentissage sur des sujets liés à l’administration, la logistique, les voyages, le transport et la gestion des actifs et des stocks.
• Participez aux initiatives de partage des connaissances et aux communautés de pratique (CdP), en apportant vos idées et les leçons apprises.
• Effectuer des recherches sur des sujets liés à l'administration et contribuer à la rédaction de rapports, de résumés et de notes d'information.

Education Requirements

Obligatoire

• Diplôme d'études secondaires (ou équivalent) avec 6 ans d'expérience pertinente OU
• Un diplôme de licence (ou équivalent) dans n'importe quelle discipline avec 2 ans d'expérience pertinente est requis.

Souhaitée :

• Un certificat professionnel en administration, reconnu à l’échelle nationale ou internationale, est souhaité.

Experience Requirements

Obligatoire

• Une expérience pertinente dans les domaines de l’administration, de la logistique, des opérations ou de domaines connexes est requise.
• Expérience de l'utilisation d'outils de collaboration et de productivité (par exemple, MS Office, G-Suite, etc.) et de systèmes de gestion Web est requise.

Souhaitée :

• Une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d'organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement est souhaitée.
• Une expérience dans le domaine du développement ou de l'aide humanitaire est souhaitée.

Language Requirements

• Français : Fluent - Required
• Anglais : Basic - Desirable

How to Apply :

Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered.