Assistante Administrative

<p><span style="color: black; font-family: Aptos, sans-serif;"><span style="font-size: 11pt; line-height: 115%;"><strong>CARACTERISTIQUES DU POSTE&nbsp;</strong></span></span></p><p>Titre du poste: Assistante Administrative<br>Supérieur Hiérarchique: Directeur Général &nbsp;<br>Lieu d’exercice : Cotonou Bénin</p><p><strong>MISSISON</strong></p><p style="text-align: justify;"><span lang="EN-GB">La titulaire du poste a pour rôle&nbsp;</span><span lang="EN-GB" style="line-height: 115%;">d’assurer l’assistance administrative et logistique nécessaire au bon fonctionnement de la Direction Générale.&nbsp; Elle est également en charge de la gestion des opérations classiques du secrétariat.</span></p><p style="text-align: justify;"><span style="color: black; font-family: Aptos, sans-serif;"><span lang="EN-GB" style="font-size: 11pt; line-height: 115%;"><strong>PRINCIPALES RESPONSABILITES</strong></span></span></p><ul style="list-style-type: disc;"><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span lang="EN-GB">Accueillir, informer, orienter les personnels et les usagers de l’institution,</span></span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span lang="EN-GB">Assurer une bonne communication avec les clients internes et externes,</span></span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span lang="EN-GB">Gérer efficacement les appels et assurer leur filtrage,</span></span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span lang="EN-GB">Concevoir et rédiger les correspondances administratives</span></span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span lang="EN-GB">Assurer la gestion des courriers et divers documents, les traiter, les scanner ou reproduire, et les diffuser</span></span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span>&nbsp;</span><span lang="EN-GB">Assurer le c</span>lassement et l’ archivage de documents</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span lang="EN-GB">Recueillir&nbsp;et compiler les informations des services au besoin,</span></span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span lang="EN-GB">Classer et archiver (papier ou numérique) les documents et informations,</span></span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span lang="EN-GB">Veiller à la confidentialité des informations,</span></span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span lang="EN-GB">Faire le Suivi des courriers, documents et informations affectés par le Directeur Général,</span></span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span lang="EN-GB">Faire le suivi des actions spécifiques confiées par le Directeur Général,</span></span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span lang="EN-GB">Gérer l ’agenda et le planning du Directeur Général dans le cadre de sa participation aux diverses réunions et visites clientèle,</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span lang="EN-GB">Assurer la programmation des réunions et visite dans Outlook,</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span lang="EN-GB">Organiser efficacement les déplacements et anticiper les besoins: en prenant en charge toute l’ organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, préparation de documents, logistique…),</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span lang="EN-GB">Assurer l’organisation des réunions de la Direction Générale</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span lang="EN-GB">Assurer la préparation des pause-café du Conseil d’Administration.</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif;">Assurer la gestion des salles de réunions de la Direction Générale</span></p><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;">&nbsp;</p><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span style="color: black; font-family: Aptos, sans-serif;"><span lang="EN-GB" style="font-size: 11pt; line-height: 115%;"><strong>PROFIL REQUIS&nbsp;</strong></span></span></p><p>&nbsp;</p><p><span style="color: rgb(12, 53, 18);"><span lang="EN-GB"><strong>Niveau d’Etudes &amp; </strong></span></span><span style="color: rgb(12, 53, 18);"><span lang="EN-GB"><strong>Expériences&nbsp;</strong></span></span></p></li><li style="background-color: white; color: rgb(51, 51, 51); line-height: normal; margin-bottom: 0cm;"><span>Minimum BAC+3 en&nbsp;</span><span style="color: black;"><span lang="EN-GB">Secrétariat ou autres diplômes connexes</span></span></li><li style="background-color: white; color: rgb(51, 51, 51); line-height: normal; margin-bottom: 0cm;"><p><span style="color: black;"><span lang="EN-GB">Au moins 3 années au poste d’Assistante de Direction et autres expériences similaires</span></span></p><p><span style="color: rgb(12, 53, 18);"><span lang="EN-GB"><strong>Compétences&nbsp;</strong></span></span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span lang="EN-GB">Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat,</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span lang="EN-GB">Avoir des qualités rédactionnelles</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span lang="EN-GB">Avoir une réelle qualité organisationnelle (gestion du temps, des projets, …)</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span lang="EN-GB">Savoir garder le secret professionnel&nbsp;</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span lang="EN-GB">Avoir le souci de la satisfaction du client</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span lang="EN-GB">La discrétion et la courtoisie</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span lang="EN-GB">Avoir une bonne expression orale&nbsp;</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span lang="EN-GB">Savoir prendre des initiatives</span></p></li><li class="ortl-align-justify"><p style="margin-bottom: 0cm; text-align: justify;"><span lang="EN-GB">&nbsp;Avoir l ’ouverture d’esprit</span></p></li><li><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm;"><span lang="EN-GB">Une bonne maîtrise du français et de l’anglais, des outils bureautiques et des techniques de communication&nbsp;</span></p></li><li><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm;"><span lang="EN-GB">Aptitude à travailler en équipe&nbsp;</span></p></li><li><p style="line-height: normal; margin-bottom: 0cm;"><span lang="EN-GB">Avoir une bonne présentation.</span></p></li></ul>