Consultant(e) chargé(e) des Opérations (Operations Officer)

Job Title and Organisation

Responsable hiérarchique : Coordonnateur du projet – RDC

Organisation / Projet : Resolve to Save Lives (RTSL)

Location

Lieu d’affectation : Kinshasa, République Démocratique du Congo

Type of Contract

Type de contrat : Consultance

Job Description

Le(la) Consultant(e) chargé(e) des opérations appuie la mise en œuvre efficace des activités soutenues par RTSL en RDC, en assurant une coordination administrative, logistique et opérationnelle solide.

Sous la supervision du Coordinateur de projet, le(la) Consultant(e) chargé(e) des opérations constitue un point focal opérationnel clé entre l'équipe pays et les Opérations Globales de RTSL, en veillant au respect des politiques internes, à la bonne exécution opérationnelle et à un appui efficace aux activités programmatiques.

Responsibilities

4.1. Administration générale

• Gérer la documentation administrative et les enregistrements auprès des autorités nationales (certifications, renouvellements, obligations statutaires et fiscales).
• Suivre les contrats des prestataires de services et les échéances de renouvellement.
• Appuyer le suivi budgétaire en coordination avec l'agent fiscal local.
• Coordonner les dispositions logistiques pour les réunions, ateliers, conférences et missions.
• Préparer les pièces justificatives financières mensuelles (rapprochements bancaires et de caisse, formulaires d'approbation de paiement).
• Appuyer la gestion du bureau, notamment la maintenance, les fournitures, l'équipement et les services généraux.
• Assurer l'archivage physique et numérique conforme aux standards de RTSL.

4.2. Systèmes, politiques et procédures

• Mettre en place et suivre les systèmes opérationnels (gestion des actifs, voyages, sécurité) et veiller au respect des procédures administratives et opérationnelles de RTSL.
• Adapter et diffuser les politiques et procédures globales de RTSL au contexte opérationnel de la RDC.
• Faciliter la formation du personnel sur les politiques internes et les outils de gestion.
• Appuyer les audits internes et les revues de conformité, selon les besoins.

4.3. Logistique et approvisionnement

• Coordonner la logistique des ateliers, formations, réunions et missions terrain (lieux, hébergement, transport, équipement).
• Élaborer et suivre les plans d'approvisionnement en coordination avec le personnel programmatique.
• Réaliser des achats de faible valeur conformément aux politiques de RTSL.
• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux (réservations, visas, transferts, remboursements).
• Gérer les relations avec les prestataires (agences de voyage, hôtels, transporteurs) et assurer le traitement des factures dans les délais.
• Analyser les devis pour les biens et services.
• Mettre en œuvre et suivre les politiques de sécurité de RTSL en RDC.
• Fournir un appui logistique aux visiteurs internationaux.

4.4 Suivi opérationnel et reporting

• Suivre les budgets par code de coût et mettre à jour les outils de suivi, notamment Monday.com.
• Produire des rapports opérationnels mensuels à destination des Opérations Globales de RTSL.
• Appuyer la réconciliation des avances, des coûts d'ateliers et des justifications financières.
• Développer et maintenir les systèmes administratifs appuyant l'ensemble des activités programmatiques.

4.5 Appui à la sûreté et à la sécurité

• Surveiller l'évolution de la situation sécuritaire en RDC et alerter le personnel de manière appropriée.
• Collaborer avec les Opérations Globales de RTSL pour assurer le respect des protocoles de sûreté et de sécurité et appuyer les formations pertinentes pour le personnel.
• Signaler tout incident aux Opérations Globales de RTSL et mettre en œuvre les mesures d'atténuation.

Requirements and Qualifications

• Diplôme de niveau Bac+3 minimum en Administration des affaires, Administration publique, Management ou tout domaine connexe.
• Au moins cinq (5) ans d'expérience pertinente dans des fonctions d'appui administratif, opérationnel ou financier au sein d'une ONG internationale ou d'un projet de développement financé par des bailleurs.
• Expérience dans la gestion de la conformité administrative et de la documentation auprès des autorités gouvernementales ou réglementaires.
• Expérience dans le suivi budgétaire, la documentation financière et les rapprochements.
• Expérience avérée dans la coordination logistique de réunions, événements ou déplacements.
• Expérience de travail avec des prestataires de services et dans la gestion de contrats.
• Solides compétences organisationnelles avec une grande attention aux détails et à la précision.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter les délais dans un environnement dynamique.
• Compétences de base en gestion financière, notamment une compréhension des exigences de conformité des bailleurs et de reporting financier.
• Compétences efficaces en communication et en coordination.
• Maîtrise de MS Office (Excel, Word, PowerPoint) ainsi que des logiciels de gestion de projet tels que Monday.com.
• Haut niveau d'intégrité et capacité à traiter des informations confidentielles.
• Esprit de résolution de problèmes avec une approche proactive face aux défis opérationnels.
• Capacité à travailler sous pression et dans un environnement multiculturel.
• Autorisation légale de travailler en RDC.

Language Requirements

• Français : courant (oral et écrit)
• Anglais : niveau de base requis. La maîtrise courante est fortement souhaitée.

Contract Details

Contrat de consultance initial de 12 mois, renouvelable selon les performances et la disponibilité des financements.

Rémunération compétitive selon les qualifications et l'expérience.

Poste basé à Kinshasa avec des déplacements occasionnels vers les sites de mise en œuvre du projet.

How to Apply

Candidature via le lien suivant : https://job-boards.greenhouse.io/resolvetosavelives/jobs/5193788008