Fleet Assistant

<p><strong>BUT DU POSTE :</strong></p>
<p>Le Fleet Assistant appuie la gestion quotidienne de la flotte de Save the Children en veillant au respect des procédures de gestion des véhicules, au suivi administratif de la flotte, à la disponibilité de la documentation réglementaire, à la tenue des dossiers des véhicules et au suivi des mouvements. Il contribue à l'utilisation efficace, sûre et conforme des véhicules de l’organisation</p>
<p><strong>ETENDUE DU POSTE :</strong></p>
<p><strong>Rapporte à : &nbsp;</strong>Fleet &amp; Assets Officer</p>
<p><strong>Direct&nbsp;</strong>Reports<strong> :&nbsp;</strong>&nbsp;</p>
<p><strong>Indirect :&nbsp;</strong>&nbsp;aucun&nbsp;<strong>&nbsp;</strong></p>
<p><strong>Employés devant reporter à cette position : N/A</strong></p>
<p><strong>Direct :&nbsp;</strong>N/A</p>
<p><strong>Responsabilités Budgétaires :&nbsp;</strong>Aucun</p>
<p><strong>Dimensions du rôle :</strong>&nbsp;le poste travaille en étroite collaboration avec tous le personnel des Save the Children à Bunia</p>
<p><strong>PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :&nbsp;</strong></p>
<p><i><strong>Stratégies&nbsp;</strong></i></p>
<ol>
<li><strong>Gestion opérationnelle de la flotte</strong></li>
</ol>
<ul>
<li>Assurer le suivi quotidien des mouvements des véhicules et des affectations des chauffeurs.&nbsp;</li>
<li>Vérifier la disponibilité et la conformité des documents des véhicules (assurance, immatriculation, contrôle technique, etc.).&nbsp;</li>
<li>Veiller à la tenue à jour des carnets de bord et des dossiers des véhicules.&nbsp;</li>
<li>Assurer le suivi de la consommation de carburant et signaler toute anomalie.</li>
<li>Participer à la planification des mouvements en collaboration avec les départements utilisateurs.</li>
</ul>
<ol>
<li><strong>Suivi de la maintenance des véhicules</strong></li>
</ol>
<ul>
<li>Assurer le suivi des échéances de maintenance préventive et corrective.&nbsp;</li>
<li>Préparer les demandes d'entretien et suivre l'exécution des travaux auprès des garages et prestataires.&nbsp;</li>
<li>Tenir à jour l'historique des réparations et interventions effectuées sur chaque véhicule.&nbsp;</li>
<li>Signaler immédiatement tout incident, panne ou accident impliquant un véhicule de l'organisation.</li>
</ul>
<ol>
<li><strong>Gestion documentaire et reporting</strong></li>
</ol>
<ul>
<li>Maintenir un système de classement physique et électronique des dossiers de flotte.&nbsp;</li>
<li>Compiler les données relatives à l'utilisation des véhicules, à la consommation de carburant et aux coûts d'exploitation.&nbsp;</li>
<li>Contribuer à la préparer les rapports hebdomadaires et mensuels de gestion de flotte.&nbsp;</li>
<li>Veiller à la qualité et à l'exactitude des données saisies dans les systèmes de gestion de flotte.</li>
</ul>
<ol>
<li><strong>Conformité et amélioration continue</strong></li>
</ol>
<ul>
<li>Veiller au respect des politiques et procédures de Save the Children en matière de gestion de flotte.</li>
<li>Participer aux contrôles internes, inventaires et audits liés à la flotte.</li>
<li>Contribuer à l'identification des risques opérationnels et au suivi des actions correctives.</li>
<li>Appuyer la sensibilisation des chauffeurs aux règles de sécurité routière et à l'utilisation appropriée des véhicules.</li>
</ul>
<p><strong>QUALIFICATIONS&nbsp;</strong></p>
<p>Diplôme d'État ou diplôme universitaire (Bac+3) en Logistique, Gestion, Mécanique Automobile, Administration ou domaine connexe.&nbsp;</p>
<p><strong>EXPERIENCE ET COMPETENCES</strong></p>
<p><strong>Essentielles</strong></p>
<ul>
<li>Au moins 1 à 2 ans d'expérience professionnelle en gestion de flotte, logistique, transport ou administration des véhicules (1 an pour les titulaires d'un Bac+3 et 2 ans pour les titulaires d'un Diplôme d'État).&nbsp;</li>
<li>Bonne connaissance des principes de gestion et de suivi des véhicules.&nbsp;</li>
<li>Bonne compréhension des procédures administratives liées à la flotte (assurances, immatriculations, contrôles techniques, maintenance).&nbsp;</li>
<li>Maîtrise des outils informatiques de base, particulièrement Microsoft Excel et Word.&nbsp;</li>
<li>Capacité à produire des rapports simples, précis et fiables.&nbsp;</li>
<li>Bon sens de l'organisation et aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément.&nbsp;</li>
<li>Capacité à travailler efficacement sous pression et dans un environnement exigeant.&nbsp;</li>
<li>Excellentes compétences relationnelles et aptitude à travailler en équipe.&nbsp;</li>
<li>Bonne communication orale et écrite en français.&nbsp;</li>
<li>Sens élevé de l'intégrité, de la confidentialité et du respect des procédures.&nbsp;</li>
<li>Disponibilité à effectuer des déplacements sur le terrain selon les besoins opérationnels.&nbsp;</li>
<li>Engagement envers les valeurs, les principes et les politiques de sauvegarde de Save the Children.</li>
</ul>
<p><strong>Désirables</strong>&nbsp;</p>
<ul>
<li>Connaissances de base en mécanique automobile.&nbsp;</li>
<li>Expérience dans une ONG internationale ou une organisation humanitaire.&nbsp;</li>
<li>Connaissance de l'anglais.&nbsp;</li>
<li>Expérience dans l'utilisation d'outils numériques de gestion de flotte.</li>
</ul>