Grants & Partnership Officer DR Congo Goma BN

CADRE CONTEXTUEL

Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) est une organisation non gouvernementale internationale d’origine norvégienne, présente dans plus de 25 pays à travers le monde. Il intervient en République démocratique du Congo depuis 2001. Ses programmes couvrent notamment l’Éducation, la Réponse rapide aux mouvements de populations (RRM), la Protection et la Médiation humanitaire, les Abris, l’Eau, l’Hygiène et l’Assainissement (WASH), ainsi que l’Information, le Conseil et l’Assistance juridique (ICLA) en faveur des populations déplacées.

Le bureau pays de la RDC intervient actuellement dans deux provinces de l’est de la RDC, l’Ituri et le Nord-Kivu, et étend progressivement ses activités au Sud-Kivu. Dans le cadre de cette expansion, le NRC recherche un(e) Area Operations Manager afin d’appuyer le développement et la mise en œuvre de ses activités dans la province du Sud-Kivu.

Responsabilités

Sous la supervision du/de la Grants Manager, le/la Grants & Partnership Officer contribue au bon fonctionnement et à l’efficacité du département Grants & Partnerships de NRC RDC en assurant le suivi des échéances, la mise à jour des outils, la gestion documentaire du PCM et du cycle de partenariat, ainsi que la consolidation et l’archivage des informations clés.

Il/elle veille à la qualité, la fiabilité, la traçabilité et l’accessibilité des informations nécessaires au suivi des subventions et partenariats, en étroite collaboration avec les équipes Grants, Partnerships, Programme, Finance, MEAL, Risk & Compliance et les Area Offices.

Compétences

• Diplôme universitaire pertinent en gestion de projet, sciences sociales, développement international, administration, économie ou domaine similaire,
• Minimum de 1 années d’expérience professionnelle pertinente, idéalement dans la gestion de projets, de subventions ou de partenariats dans le secteur humanitaire ou du développement.
• Bonne compréhension du cycle de gestion de projet.
• Une connaissance des principes de gestion du cycle de partenariat constitue un atout.
• Expérience dans la gestion documentaire, le suivi d’échéances et l’utilisation d’outils de suivi.
• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités.
• Bonnes capacités d’analyse et aptitude à consolider et présenter des informations de manière structurée.
• Très bonne maîtrise de Microsoft Excel, Word et des outils collaboratifs de gestion documentaire.
• Excellente maîtrise écrite et orale du français ; connaissance professionnelle de l’anglais souhaitée.
• Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte
• Expérience dans un environnement humanitaire complexe et impliquant plusieurs projets et partenaires simultanément.
• Capacité à travailler de manière transversale avec plusieurs départements et bureaux terrain.
• Grande rigueur dans la gestion, la vérification et l’organisation des informations.
• Capacité à gérer plusieurs échéances simultanément et à identifier rapidement les risques de retard ou les informations manquantes.
• Une expérience de travail avec des ONG nationales/locales ou dans des projets mis en œuvre en partenariat constitue un atout.
• Connaissance du contexte humanitaire de la RDC constitue un atout

« Toute candidature postée en retard ne sera pas prise en considération, les dossiers papiers en dur ne sont pas reçus ».

Les éléments à attacher au dossier sont les suivants : Le CV détaillé et actualisé, la lettre de motivation, les copies des diplômes, les certificats ou attestations des formations professionnelles suivies dans le domaine (si disponible), les attestations des services rendus antérieurement et la copie de la carte d’identité.

« La copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM est vivement recommandée dans le dossier de candidature à joindre »

Rôle et responsabilités

Le/la Grants&Partnership Officer appuie le fonctionnement du département Grants & Partnerships en assurant la disponibilité, la qualité et la mise à jour des informations et outils nécessaires à une gestion efficace des subventions et partenariats.Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Grants Manager, le Grants Coordinator, le Partnership Coordinator ainsi qu’avec les équipes Programme, Finance, MEAL, Risk & Compliance et les Area Offices.

Le titulaire devra :

Responsabilités Génériques

• Contribuer à l’application des politiques, procédures, standards et outils NRC relatifs aux Grants, aux partenariats et au Project Cycle Management.
• Assurer la mise à jour régulière et la qualité des outils de suivi du département Grants & Partnerships.
• Contribuer au suivi des principales échéances contractuelles et internes relatives aux Grants et aux partenariats.
• Assurer une gestion documentaire structurée, harmonisée et accessible des dossiers Grants & Partnerships.
• Contribuer à la disponibilité et à la traçabilité de la documentation requise dans le cadre des audits, revues internes et autres exercices de conformité.
• Contribuer au suivi des indicateurs de performance Grants & Partnerships et à la production d’analyses permettant d’identifier les domaines d’amélioration.
• Favoriser la capitalisation et le partage des apprentissages issus de la gestion des projets et des partenariats.

Responsabilités Spécifiques

1. Suivi des portefeuilles Grants & Partnerships et des échéances

• Assurer la mise à jour régulière du Grants Tracker et des outils de suivi des partenariats, en collaboration avec les membres du département.
• Suivre les principales échéances relatives aux Grants, notamment les rapports bailleurs, amendements, clôtures et autres livrables contractuels.
• Suivre, en collaboration avec le Partnership Coordinator, les principales échéances relatives aux accords de partenariat, livrables des partenaires, évaluations et autres étapes du cycle de partenariat.
• Produire et diffuser mensuellement un calendrier consolidé des principales échéances Grants & Partnerships.
• Alerter en temps utile le Grants Manager et les membres concernés du département sur les échéances nécessitant une action ou présentant un risque de retard.
• Contribuer à la fiabilité et à la cohérence des informations renseignées dans les différents outils de suivi du département.

2. Suivi du PCM et du cycle de partenariat

• Développer, mettre à jour et administrer le PCM Tracker permettant de suivre la complétude des principales étapes du Project Cycle Management pour chaque projet.
• Collecter et organiser, avec les équipes concernées, la documentation permettant de démontrer la réalisation des différentes étapes et exigences du PCM.
• Appuyer le Partnership Coordinator dans le suivi documentaire des différentes étapes du cycle de partenariat, notamment l’identification, l’évaluation, la contractualisation, la mise en œuvre, les revues et la clôture des partenariats.
• Contribuer à la mise à jour des outils de suivi permettant de visualiser le niveau de complétude des différentes étapes du cycle de partenariat.
• Centraliser et maintenir accessible la documentation de référence relative aux standards Grants, PCM et Partnerships de NRC.
• Identifier les documents, informations ou étapes manquants dans les dossiers Grants & Partnerships et en assurer le suivi auprès des personnes responsables.
• Produire périodiquement une synthèse du niveau de complétude des dossiers et signaler les principaux écarts au Grants Manager et, pour les partenariats, au Partnership Coordinator.